Belangrijk om te weten

 

Bij payrolling horen een specifieke termen. De belangrijkste termen hebben we hieronder nader uitgelegd.

Welke zekerheden en garanties biedt NL Payroll?

NL Payroll biedt de volgende zekerheden en garanties:

Laagste prijsgarantie

Payrollbedrijven werken met een payroll factor. Het tarief per uur dat u betaalt voor een medewerker kunt u dan als volgt berekenen: Factor x Bruto uurloon. De hoogte van de payroll factor hangt vooral af van het soort arbeidsovereenkomst dat wordt gebruikt en het soort pensioen. Wij geven een laagste prijsgarantie. Krijgt u ergens anders een lagere factor en zijn alle voorwaarden (o.a. ABU lid, betaaltermijn, sector 52) hetzelfde, dan hanteert NL Payroll ook die goedkopere payrollfactor.

ABU lidmaatschap

Payroll bedrijven die lid zijn van de ABU voldoen aan de hoogste kwaliteitseisen. Denk bijvoorbeeld aan het naleven van CAO’s, wet- en regelgeving, het werken volgens de laatste arboregels en het correct afdragen van belasting en sociale premies. Voor opdrachtgevers essentiële zaken om zich te verzekeren van kwaliteit, zekerheid en financiële betrouwbaarheid.

NEN4400-1 certificering

De norm NEN 4400-1 is een Nederlandse norm die van toepassing is op bedrijven die personeel ter beschikking stellen aan andere ondernemingen. Hierbij kun je denken aan uitzendbureaus maar ook aan payrollbedrijven. Ook op onderaannemers op de bouw is de NEN 4400-1 norm van toepassing.

Deze norm bevat eisen die waaraan de eerder genoemde bedrijven zich moeten houden zoals de tijdige aangifte en de afdracht van omzetbelasting en de loonheffingen. Ook dienen de werknemersdossiers volgens de normen te worden geadministreerd. Daarbij dient ook rekening gehouden te worden met de voorschriften en wetten met betrekking tot de persoonsgegevens en privacy.

SNA

De SNA (Stichting Normering Arbeid) houdt bij welke ondernemingen aan de NEN 4400 norm voldoen. Deze norm is ontwikkeld voor Nederlandse (NEN 4400-1) en buitenlandse ondernemingen (NEN 4400-2) die op de Nederlandse markt arbeid ter beschikking stellen en/of werk aannemen.

Het SNA-keurmerk is ontwikkeld om de risico’s van inleners van arbeid en opdrachtgevers van werk te beperken. Op basis van de huidige wetgeving lopen zij het risico dat zij aansprakelijk worden gesteld voor verplichtingen uit arbeid, die door de uitlener of (onder)aannemer niet zijn voldaan. Bedrijven met het SNA-keurmerk worden periodiek gecontroleerd op hun verplichtingen uit arbeid, waardoor het risico voor de inlener en uitbesteder van werk wordt beperkt.

Sinds januari 2010 geldt dat inleners die personeel inlenen van een gecertificeerd uitzendbureau of payrollbedrijf worden gevrijwaard van aansprakelijkheden ten aanzien van het wettelijk minimumloon en de minimum vakantiebijslag. Daarnaast geldt per 1 juli 2012 de vrijwaring inzake de inleners-aansprakelijkheid. Dit betekent dat opdrachtgevers die werken met een payrollbedrijf met het SNA-keurmerk gevrijwaard kunnen worden van eventuele aansprakelijkheidsstelling door de Belastingdienst ten aanzien van niet betaalde loonheffingen en omzetbelasting door het payrollbedrijf.

WKA verklaring

Bij payroll verzorgt het payrollbedrijf voor u de betaling van loonbelasting en de afdracht van sociale verzekeringspremies. Om aan te tonen dat wij deze betalingen ook daadwerkelijk hebben gedaan in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid, vragen wij daarom bij de Belastingdienst periodiek een WKA-verklaring aan.

G-rekening
U kunt als opdrachtgever bij NL Payroll ook gebruik maken van onze G-rekening. Dit is een geblokkeerde rekening waarmee wij alleen loonheffingen en/of BTW kunnen betalen aan de Belastingsdienst. Als inlener beperkt u hiermee het risico van aansprakelijkheid. De G-rekening is in het leven geroepen om inleners te beschermen tegen de gevolgen van de WKA (Wet Ketenaansprakelijkheid) en te beschermen tegen wanbetalingen aan de Belastingdienst aan de kant van het payrollbedrijf.

DocuSign
NL Payroll werkt 100% paperless en gebruikt DocuSign voor het elektronische ondertekenen van contracten. DocuSign versnelt transacties tot 25 keer, vergeleken met op papier gebaseerde processen. DocuSign voldoet aan de strengste branchenormen wat betreft veiligheidscertificaties en gebruikt de krachtigste commercieel beschikbare data-encryptie technologie. De systemen en processen van DocuSign overtreffen de beste praktijken voor gegevensbescherming voor datatransmissie en veilige opslag.

Hoe werkt het ABU fasensysteem?

NL Payroll hanteert het fasensysteem van de ABU.

Fase A

Een payrollkracht is werkzaam in fase A zolang hij nog geen 78 weken gewerkt heeft, waarbij alleen de gewerkte weken meetellen. In deze fase is er sprake van ‘uitsluiting van loondoorbetalingsplicht’, wat feitelijk betekent: geen werk, geen loon.

Fase B

Een payrollkracht die A heeft doorlopen, stroomt in fase B in. In fase B worden maximaal 6 tijdelijke contracten gesloten, gedurende maximaal 4 jaar. Dit zijn contracten voor bepaalde tijd, vergelijkbaar met het reguliere arbeidsrecht.

Fase C

Zodra in fase B meer dan 4 jaar gewerkt is, of het 6e contract is afgelopen, is het volgende contract een fase C contract. Dat is simpelweg een contract voor onbepaalde tijd.

In de CAO ontstaat dus pas na maximaal 5,5 jaar recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Wat is inlenersbeloning?

Inlenersbeloning is een term die voorkomt in de CAO voor payroll/uitzendkrachten. Inlenersbeloning is er op gericht dat de payrollkracht hetzelfde salaris verdient en ook daadwerkelijk ontvangt als de overige personeelsleden van de inlener die dezelfde werkzaamheden uitvoeren. Inlenersbeloning is wettelijk vastgelegd om het verschil in beloning tussen payrollkrachten en personeel met rechtstreeks dienstverband tegen te gaan. Vanaf 30 maart 2015 is elk payroll/uitzendbureau verplicht om inlenersbeloning vanaf de eerste werkdag van de payrollkracht toe te passen.

Hoe gaan wij om met inlenersbeloning? In principe moet u als inlener de volgende zaken aanleveren:

  • CAO-naam
  • Functienaam
  • Schaal en trede binnen het loongebouw van de betreffende CAO
  • Eventueel het aantal functiejaren
  • Het bijbehorende loon

Dit lijkt veel, maar niet in vergelijking met de zaken die NL Payroll er allemaal nog bij zoekt. De ABU stelt namelijk dat inlenersbeloning is samengesteld uit zes elementen zoals die gelden in de inlenende onderneming:

  1. Het bruto loon conform de schaal waarin de werknemer is ingedeeld
  2. ATV / ADV
  3. Toeslagen voor overwerk en onregelmatige uren
  4. Initiële loonsverhogingen, zoals bij inlener bepaald
  5. Onkostenvergoedingen
  6. Periodieken


Belangrijk:
Sommige CAO’s hebben nog bepalingen opgenomen die specifiek over ingeleend personeel gaan. Ook die punten moeten we meenemen in de beloning. Een voorbeeld is de metaal-CAO. Ook wanneer bij de inlener een eigen arbeidsvoorwaardenreglement geldt voor haar werknemers, bovenop de cao, dan geldt deze ook voor de payrollkrachten die bij deze inlener zijn tewerkgesteld. Het is namelijk ‘inlenersbeloning’ en geen ‘cao-beloning’.

Let op:

Inlenersbeloning betekent NIET dat een payrollkracht onder de CAO van de inlener valt. Payrollkrachten vallen altijd onder de ABU-CAO voor payrollkrachten.

Alleen voor de bovengenoemde 6 elementen geldt de CAO van de inlener.

Dit betekent dat voor zaken zoals pensioen en vakantiedagen, gewoon de ABU-CAO aangehouden moet worden.

Dit kan voor rare situaties leiden. Voorbeeld: In sommige CAO’s is 5 mei altijd een vrije dag (bijvoorbeeld werknemers van de Rijksoverheid). Bij de ABU-CAO is 5 mei alleen eens in de vijf jaar een officiële vrije dag. Dit betekent dat het kan gebeuren dat een flexwerker bij de overheid op 5 mei verplicht een vakantiedag moet opnemen, terwijl zijn of haar collega’s volgens hun CAO een vrije dag hebben.

Wat is aanzeggen?

Aanzegverplichting
Vanaf 1 januari 2015 geldt voor arbeidsovereenkomsten van bepaalde tijd van zes maanden of langer een aanzegtermijn. Minimaal één maand voor het einde van het contract dienst de werknemer te worden geïnformeerd of het contract wordt verlengd of niet. In alle gevallen moet de werknemer op de hoogte gesteld worden, dus ook wanneer het contract wordt verlengd. Wanneer dit niet (op tijd) gebeurt, maakt de werknemer aanspraak op één maand doorbetaling van het salaris.

Aanzeggen vs opzeggen
Aanzeggen is niet hetzelfde als opzeggen. Opzeggen doet de werkgever -of werknemer- om het dienstverband te beëindigen. De aanzegging is slechts de bevestiging dat het dienstverband eindigt van rechtswege of wordt voortgezet.

Te laat aanzeggen
Wanneer een werknemer niet op tijd wordt aangezegd, betekent dat niet dat een tijdelijk contract van rechtswege eindigt. Maar de werknemer kan dan wel een aanzegboete opeisen. Deze boete bedraagt één maandsalaris.

Reminders
U ontvangt van ons 6 weken voordat een fase B contract eindigt, een email met de vraag of het contract moet worden verlengd of niet.

Belangrijk
Indien wij hier geen reactie op ontvangen of een contract verlengd moet worden of niet, gaan wij ervan uit dat het contract NIET moet worden verlengd en zullen wij de werknemer aanzeggen met de mededeling dat zijn of haar contract niet zal worden verlengd.

Wat is de Wet werk en zekerheid (WWZ)?

De Wet werk en zekerheid werd op 10 juni 2014 goedgekeurd door de Eerste Kamer. Dit betekende dat per 1 januari 2015 de regels met betrekking tot de proeftijd en het concurrentiebeding veranderden. Per 1 juli 2015 werd de ketenbepaling verkort en ging het ontslagrecht op de schop. De veranderingen op een rij:

Per 1 januari 2015

  • Er mag geen proeftijd meer opgenomen worden in een tijdelijk contract van zes maanden of korter.
  • Er mag alleen een concurrentiebeding opgenomen worden in een tijdelijk contract als dit noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen.
  • Werknemers met een contract van zes maanden of langer moeten uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk op de hoogte gesteld worden of het contract verlengd wordt en zo ja, onder welke voorwaarden.
  • De regels voor de loondoorbetaling bij oproepkrachten worden strenger en mogen niet meer onbeperkt verlengd worden.

Per 1 juli 2015

  • De ketenbepaling wordt verkort. Een werknemer heeft vanaf 1 juli 2015 na twee jaar (of drie tijdelijke contracten) recht op een vast dienstverband.
  • Er komen twee vaste ontslagroutes die afhankelijk zijn van de reden van het ontslag. Voor ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen of langdurend ziekteverzuim, moet de werknemer bij het UWV zijn. Voor ontslag vanwege persoonlijke redenen of een verstoorde arbeidsrelatie kan er een ontbindingsverzoek worden ingediend bij de kantonrechter.
  • Werknemers die uit dienst treden en een dienstverband van twee jaar of langer hebben gehad, hebben recht op een transitievergoeding.
  • Er komt een wettelijk scholingsrecht voor werknemers.

Per januari 2016

De maximale duur van de WW-uitkering is geleidelijk verkort van 38 naar 24 maanden.

Wat is transitievergoeding?

Als een arbeidsovereenkomst ten minste twee jaar heeft bestaan, is de werkgever bij het (be)eindigen ervan een transitievergoeding verschuldigd. Met die vergoeding wordt idealiter bereikt dat de werknemer in staat is om een andere baan te zoeken. Hoe langer een werknemer in dienst is, hoe hoger de vergoeding. De transitievergoeding wordt wel gemaximeerd op een bedrag van € 79.000, of op een bedrag gelijk aan ten hoogste het jaarsalaris van de werknemer als dat hoger is dan € 79.000.

Ook payrollkrachten hebben recht op een transitievergoeding. Als het gaat om het recht op de transitievergoeding, is het bestaan van een arbeidsovereenkomst bepalend. Het maakt dan niet uit of gedurende het hele bestaan van de arbeidsovereenkomst daadwerkelijk is gewerkt of loon is betaald. Er gelden uitzonderingen en overgangsregeling voor bepaalde groepen.

Berekening arbeidsverleden
Voor de berekening van het arbeidsverleden geldt:

  • maanden waarin de werknemer nog geen 18 jaar oud is én de gemiddelde omvang niet meer dan 12 uur per week was, worden buiten beschouwing gelaten.
  • elkaar opvolgende arbeidsovereenkomsten met een tussenpoos van ten hoogste zes maanden, worden samengeteld. Datzelfde geldt bij opvolgend werkgeverschap (het begrip opvolgend werkgever heeft hier dezelfde aanpassing gekregen, als het begrip in de ketenbepaling). Wanneer de vorige werkgever echter reeds een transitievergoeding over die periode heeft betaald, dan wordt dat bedrag in mindering gebracht.

De transitievergoeding bedraagt

  • voor de eerste 120 maanden van de arbeidsovereenkomst, 1/6e maandloon per halfjaar
  • voor de periode daarna, ¼ maandloon per halfjaar
  • maar maximaal 79.000 euro of het salaris over 12 maanden wanneer dat hoger is.

In fase A is de reservering voor de transitievergoeding opgenomen in de factor (behalve bij 65+).
Voor fase B en C geldt dat de transitievergoeding altijd wordt doorbelast aan inlener.

Regeling oudere werknemers

Voor oudere werknemers geldt tot 2020 een speciale regeling. Door deze speciale regeling kunnen zij een hogere transitievergoeding mee krijgen. Voor werknemers die ouder zijn dan 50 jaar en 10 jaar of langer in dienst geldt vanaf het 10e jaar een vergoeding van een heel maandsalaris per dienstjaar. Dit gaat echter alleen op als het bedrijf minimaal 25 werknemers heeft. Anders geldt de regel voor oudere werknemers niet. Ook hierbij geldt de maximum vergoeding van €79.000 euro.